Appunti perfetti con l’AI: dai meeting alle azioni, senza perdere l’umano

Il ritorno dell’ascolto… in formato hardware

Negli ultimi anni ci siamo abituati ai “notetaker” digitali dentro Zoom o Meet: entrano in call, registrano, trascrivono e ti restituiscono un riassunto. Funzionano. Però il mondo reale non vive solo in una finestra del browser.

È qui che si inserisce una nuova ondata: dispositivi fisici pensati per prendere appunti nel mondo fisico, in sala riunioni, in un ufficio, durante una consulenza, perfino mentre cammini. TechCrunch li descrive come “pin” e “pendant” (spille e ciondoli), oppure dispositivi “formato carta di credito”, con microfoni dedicati e app mobile che trasformano audio in testo, evidenziano punti chiave e generano azioni.

La cosa interessante non è solo la trascrizione. È lo scarto culturale: stiamo delegando alla tecnologia un pezzo di memoria, attenzione e organizzazione. Non è “solo” produttività: è un cambio di postura. Se prima l’appunto era un gesto personale (scrivere, scegliere cosa è importante), ora spesso diventa un output automatico.

Nell’articolo vengono citati diversi esempi:

• dispositivi tipo Plaud Note / Note Pro, pensati per registrare e poi trascrivere, con prezzi e minuti inclusi mensilmente;
• soluzioni che puntano su traduzione in tempo reale e molte lingue, come Mobvoi TicNote;
• alternative con una logica “no subscription” per la trascrizione base, come Comulytic Note Pro;
• wearable come Plaud NotePin / NotePin S, da indossare e avviare con un gesto;
• opzioni più economiche e “open”, come Omi pendant;
• perfino earbuds orientati a chiamate e trascrizione, e pin “coin-sized” per registrare con range dichiarati.

Il punto, per me, non è fare la lista della spesa. Il punto è capire che cosa ci stanno vendendo davvero: minuti di trascrizione… o minuti di presenza mentale liberata?

Efficienza sì, ma con etica

Ogni volta che un dispositivo “ascolta”, si apre una domanda semplice e scomoda: chi lo sa?
In una riunione interna è già delicato. In un colloquio one-to-one, in un incontro con un cliente, in una conversazione informale, diventa decisivo.

Qui serve un principio: la tecnologia deve aumentare la fiducia, non eroderla. E la fiducia nasce da tre scelte concrete:

1. Trasparenza immediata
   Non “poi lo dico”, non “tanto è solo per me”. Lo dici prima, chiaramente. Se qualcuno non è a suo agio, si spegne. Fine. La qualità delle relazioni vale più di una trascrizione perfetta.
2. Minimizzazione dei dati
   Registrare tutto è comodo, ma spesso è inutile. In molti contesti basta: punti chiave, decisioni, task e scadenze. Meno audio conservato = meno rischio, meno ansia, più serenità.
3. Contesto prima dell’output
   Un riassunto automatico può sembrare “oggettivo”, ma non lo è. Il tono, le implicazioni, i non detti: l’AI fatica. Quindi va usata come assistente, non come giudice. Il risultato va riletto con responsabilità.

Questa è una delle ragioni per cui, nel mio lavoro, spingo tanto su soluzioni “agoniche” e automazioni (cioè costruite per stare in piedi nel mondo vero: processi, policy, permessi, logging, sicurezza). Perché l’AI non è magia: è un sistema che tocca persone.

E quando tocchi persone, l’obiettivo non può essere solo “fare prima”. Deve essere anche fare meglio.

Dalla trascrizione all’impatto

La promessa di questi dispositivi è chiara: registri → trascrivi → riassumi → azioni.
Ma il salto di qualità non sta nel riassunto. Sta in cosa succede dopo.

Ecco un modo “umano” di usarli, che vedo funzionare davvero:

• Una sola domanda guida per ogni meeting: “Qual è la decisione più importante presa oggi?”
  Se questa frase non esce dal testo, la tecnologia non ti salverà. Ti darà solo più pagine da leggere.
• Un’unica lista di azioni, con proprietario e scadenza
  Non dieci tool diversi. Una lista. Tre campi: cosa, chi, quando. Il resto è rumore.
• Automazioni gentili, non invadenti
  L’AI può creare task, inviare promemoria, aggiornare CRM, preparare follow-up. Ma con una regola: l’essere umano approva. È qui che si vede l’etica nella pratica: non “pilotare” le persone, ma supportarle.
• Spazio per ciò che non si trascrive
  C’è una parte del lavoro (e della vita) che non è fatta di parole. È fatta di intuizioni, esitazioni, emozioni, silenzi. Il rischio dei notetaker è diventare bravissimi a catturare il dicibile e pessimi a percepire il resto.
  Per questo, ogni tanto, vale più una frase scritta a mano: “Come stanno le persone in questa squadra?”

Se vuoi, questo è anche il senso del mio percorso AI Moment: portare l’AI dentro i processi, sì, ma senza disumanizzare il modo in cui comunichiamo e decidiamo. Automazione come cura: togliere frizione dove serve, e lasciare spazio dove conta.

Fonte citata: Ivan Mehta, TechCrunch, “These AI notetaking devices can help you record and transcribe your meetings”, 2 febbraio 2026

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